海運・国際物流向け会計システム「SeaCASTⅡ」導入事例インタビュー

――「Sea CASTⅡ」の導入からまだ日が浅いとお聞きしました。

小宮山■ 　　「社内ITの再構築」が行われ、その一環として「業務プロセスの電子化プロジェクト」が2012年度から立ち上がり、会計チームとしては伝票およびエビデンス等の電子化を行いました。当時使用していた会計システムは導入から8年が経過し、刷新するタイミングでもありました。今回の会計システムの導入は2013年度に検討を始め、「SeaCASTⅡ」が稼働したのは2014年度からです。

――検討を経て「Sea CAST Ⅱ」を選んだポイントは何だったのでしょう。

小宮山■ 　　システムの選定において一番のポイントは“ みんなの役に立つ会計システム” でした。優れたシステムでも使われなければ効果を発揮できません。前の会計システムは導入に躓いたまま多くの機能が使用されておりませんでした。また、同時に導入した販売管理のシステムは、オリジナルで作り込んだことが徒となり、その後の変化に対応ができず、結果的に使いこなせませんでした。その経験から、今回は「ノンカスタマイズでの導入」が条件でした。
　当時、現行の会計システムのバージョンアップ、大手ベンダーの会計システムの新規採用、そして「SeaCASTⅡ」―という3 つを検討していました。「SeaCASTⅡ」を選定するに至った決め手は、海運会社に特化した機能を備えていること。そして会計を専門としない人でも操作がしやすい点です。加えて、「Sea CASTⅡ」はそれまでオプションだった機能を標準仕様として兼ね備えてバージョンアップしており「ノンカスタマイズでの導入」という弊社のニーズにもマッチしました。

辰野■ 　1999年1月に導入しましたので、その1年前頃です。当時はまだ手書きの伝票を経理が入力する時代でしたが、次第に担当者がパソコンから数字を入力し、経理がそれを承認する合理的な仕組みに変わり始めようとしていました。弊社も新たな会計システムの構築を検討するためグループ会社のYJK Solutionsさんにご相談し、数社からご提案をいただきました。
　最終的にエイ・アイ・エス社を選んだのは、システム構築に専門性を持ちながらも会計に非常に長けている点、そして経理用語を交えてわかりやすく説明でき、かつこちらからの質問や要望にも柔軟な点でした。入力時に仕訳を意識しなくてよいなど操作画面も見やすく、エクセルでの出力や２次加工への対応も当時は画期的でした。

――稼働してからの実感はいかがですか。

小宮山■ 　導入当初は戸惑いもあったようですが、1カ月もすると操作に慣れ使い勝手がよいとの評判を聞くようになりました。
　具体的な例を挙げると、「グループ会計機能」ですね。以前は、親会社と子会社にそれぞれ入力していた伝票をあたかも1つの会社のように1つの画面で1度の入力で済み便利です。前受金や立替金などの過去に入力したBS科目の仕訳を貸借逆に呼び出せる「B/S勘定消込機能」も重宝しています。あと、「伝票にデータを添付できる機能」ですね。エビデンスを添付することにより、SeaCASTⅡひとつで帳簿からそのもとになるエビデンスまで一元的な管理ができます。今後の「領収書・契約書のスキャナ保存制度」を見据え大きな可能性を秘める機能です。
　伝票を入力する際の項目は増えましたが、それ以上に入力支援機能が充実しており、入力時に迷うことがなく作業負担もミスも軽減しました。

辰野■ 　支払手続きに関しては、SeaCASTⅡから取り出したデータをファームバンキングでの支払にそのまま利用できるため、支払先情報の設定と支払依頼の正しい処理をしておけば、支払段階での手続きの負担とミスを大幅に減らすことができます。（日々行う業務の精度を上げることができたことは大きな進歩です。）
　出納伝票に関しては、以前はすべて手入力で作成していましたが、SeaCASTⅡでは、出金伝票は「社外支払自動伝票作成機能」により、入金伝票は「債権残高呼び出し機能」により伝票作成に要する時間が格段に少なくなりました。
　また、弊社では定期的にユーザーによるSeaCASTⅡのレビューを行っており、意見や改善点を出し合っています。そして、そこで生まれたアイデアをもとに必要に応じてカスタマイズしています。具体的にシステムに落とし込むにあたってはいつもAIS様からは豊富な経験といろいろな角度からの提案を頂いてます。ユーザーのアイデアがシステムに反映され、業務が効率的になり、それを実感することにより、さらにアイデアが生まれる、といったよい流れを感じております。AIS様のサポートを受けながらユーザーが一体となってSeaCASTⅡを作り上げていけたと感じております。

――「Sea CASTⅡ」の導入によって社内に新たなコミュニケーションが生まれている訳ですね。総括するといかがですか。

小宮山■ 　導入2年目の目標は、各部署の管理に役立ちそして、経営に役立つことです。インプットされたシステムの中にある情報の活用ですね。

辰野■ 　正しい数字を見るためにも、まずは入力段階での使いやすさは重要な要素です。もともと入力イメージが湧きやすい画面構成とミス入力をしづらい細やかな設計に加えて、弊社ユーザーのアイデアもきれいに織り込んでいただけております。会計システムの導入に携わるのは初めてのことで、問題に直面しては頭を抱え、解決したと思ったら別の問題に直面するといった日々の連続でしたが、稼動して1 年半が経った今、自分自身がいちユーザーとして、「使いやすい」と実感できていることを嬉しく思います。

小宮山■ 　ノンカスタマイズでの導入を実現するために、業務の棚卸を行い、業務フローを見直し、業務に合わせてシステムをカスタマイズするのではなく、システムに合わせて業務を改善しました。計画して、それを実行し、評価して、改善する。この螺旋階段を昇り、予定のスケジュールと予算内で導入に成功にたどり着くことができました。 ■